Desarrollo de sistemas de gestión documental
Desarrollamos sistemas de gestión documental que reemplazan carpetas físicas y unidades compartidas desordenadas por un archivo digital con estructura, permisos y trazabilidad. Cada documento tiene su versión vigente, su responsable y su historial, y los flujos de radicación, revisión y aprobación quedan registrados.
Actualizado:
- Archivo digital ordenado
- Versiones y permisos controlados
- Radicación con trazabilidad
Encuentra cualquier documento
+900 proyectos entregados
Soluciones documentales que desarrollamos
Desde un archivo de calidad hasta ventanillas de radicación.
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Ventanilla única de radicación
Correspondencia de entrada y salida con tiempos de respuesta.
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Documentos del sistema de calidad
Procedimientos y formatos controlados para ISO.
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Contratos y firmas
Contratos con firma electrónica y alertas de vencimiento.
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Digitalización de archivo
Expedientes escaneados, indexados y consultables.
Qué incluye tu sistema de gestión documental
Organización, control y búsqueda de los documentos de tu empresa.
Organización
- Clasificación por serie, área y tipo documental.
- Metadatos y búsqueda por contenido.
- Tablas de retención y disposición final.
Control
- Permisos de consulta y edición por rol.
- Control de versiones con historial.
- Registro de quién vio, descargó o modificó.
Flujos
- Radicación de entrada y salida con consecutivo.
- Revisión y aprobación con firma electrónica.
- Alertas de vencimiento de respuestas y documentos.
Cómo desarrollamos tu sistema documental
Trabajamos por etapas cortas y con entregas que puedes probar. Sabes siempre qué se está construyendo, qué falta y qué necesitamos de tu equipo.
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Paso 1: Levantamiento
Entrevistamos a las áreas que usarán el sistema y dibujamos cómo fluye hoy la información.
Tú: nos muestras cómo trabajan hoy
Recibes: mapa de procesos y alcance -
Paso 2: Prototipo
Diseñamos las pantallas principales en un prototipo navegable para validarlas antes de programar.
Tú: pruebas el prototipo con tu equipo
Recibes: prototipo aprobado -
Paso 3: Desarrollo por módulos
Programamos y entregamos módulo por módulo, para que tu equipo empiece a usarlo pronto.
Tú: pruebas cada módulo
Recibes: módulos funcionando en pruebas -
Paso 4: Migración y capacitación
Cargamos tus datos actuales, capacitamos por rol y acompañamos el arranque.
Tú: nos entregas tus bases de datos
Recibes: sistema en producción y manuales -
Paso 5: Soporte y mejora
Medimos el uso real y ajustamos lo que haga falta durante el periodo de acompañamiento.
Tú: reportas ajustes por el canal de soporte
Recibes: informe de uso y mejoras
¿Qué sistema operativo necesita tu negocio? Descúbrelo en un minuto
Cuatro preguntas sobre tu operación diaria para recomendarte por dónde empezar a sistematizar.
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Un sistema de gestión documental
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Un sistema para servicios técnicos
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Gestión documental por sector
Organizaciones con alto volumen documental o exigencias normativas.
Entidades y gremios
Radicación, PQRS y tiempos de respuesta exigidos por ley.
Firmas de abogados
Expedientes por cliente y proceso, con confidencialidad.
Salud
Documentación de habilitación, protocolos y equipos.
Carpetas compartidas o gestión documental
Guardar archivos no es lo mismo que gestionarlos.
Unidades compartidas y carpetas
- Búsqueda
- Depende de recordar dónde se guardó.
- Versiones
- «final_v3_definitivo.docx».
- Permisos
- Todos ven todo o nadie encuentra nada.
- Cumplimiento
- Difícil demostrar trazabilidad.
Gestión documental de PACOWEB
- Búsqueda
- Búsqueda por metadatos y contenido.
- Versiones
- Una versión vigente con historial.
- Permisos
- Acceso según rol y sensibilidad.
- Cumplimiento
- Auditoría completa de cada documento.
¿Encontrar un documento en tu empresa es una búsqueda del tesoro? Hablemos de cómo ordenarlo.
Preguntas frecuentes sobre desarrollo de sistemas de gestión documental
¿No encuentras tu pregunta?
Escríbele a un asesor y te respondemos en horario laboral.
¿Sirve para cumplir con la normativa de archivo?
Lo configuramos con tus tablas de retención documental y los criterios que defina tu área de archivo.
¿Puedo firmar documentos electrónicamente?
Sí, integramos firma electrónica para aprobaciones y contratos, con evidencia de cada firma.
¿Se pueden digitalizar documentos en papel?
Sí. Se cargan los documentos escaneados, se indexan y quedan consultables.
¿Dónde se guardan los archivos?
En almacenamiento en la nube cifrado o en el servidor que tu empresa defina, con copias de seguridad.
¿Con qué otros nombres se conoce gestión documental?
También se busca como software de gestión documental, archivo digital o sistema de radicación de documentos. Es un servicio que se relaciona con logística, control de flotas, órdenes de trabajo, trazabilidad y planeación de rutas, temas que revisamos contigo cuando el proyecto los necesita.
Servicios relacionados
Lo que más se suele contratar junto con este desarrollo.
Cotiza tu sistema de gestión documental
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